Век информационных технологий диктует свои требования, которые касаются всех сфер жизнедеятельности человека. На многие обыденные вещи и понятия приходится взглянуть иначе.
В частности, росчерк пера в конце документа все чаще заменяет простая или усиленная квалифицированная электронная подпись. Что это такое, знают еще не все, но уже сейчас можно говорить о переходе на широкое использование этого реквизита в будущем, а значит, стоит ликвидировать пробел в знаниях и оформить такой цифровой реквизит для дальнейшей деятельности.
Понятие электронной подписи
ЭЦП — это сведения о подписанте, присоединенные к другой информации, содержащейся в документе. Является подтверждением того, что с момента подписания не вносились какие-нибудь правки. Представляет собой уникальное зашифрованное значение. По значимости приравнивается к рукописной. Требуется для передачи деловых бумаг в цифровом виде. Это необычайно удобно, ведь вы экономите не только на бумаге и ресурсе принтера, но и на времени на пересылку.
Над вопросом о том, как сделать электронную подпись, стоит особенно задуматься различным организациям, ведь у них необычайно высокий документооборот. ЭЦП для юридического лица в ряде случаев вообще является необходимостью, ведь некоторые органы принимают отчетность только в цифровом виде. Даже если речь идет о предпринимателе, функционирующем на рынке в одиночку, такой вид подписи стоит уже сейчас брать на вооружение, так как лучшим залогом успешности в работе является умение улавливать новейшие тенденции.
Классификация разных типов и видов
Несмотря на относительно недавнее появление, этот вид реквизитов уже успел разделиться на разновидности. Рассматривают следующие типы:
ПЭП (простая электронная подпись) — состоит из набора символов и паролей. Ярким примером является обычная банковская карта. Оформляя ее, владелец использует логин и пароль. Для совершения действий требуется ввести код, который отправляется на телефон;- усиленная ЭЦП. Подразделяется на неквалифицированную и квалифицированную. Первый подвид представляет собой сведения, зашифрованные с помощью криптографического преобразователя информации, второй — те же данные, но которые дополняет сертификат электронной подписи. Если говорить просто, то разница такая же, как между обычной визой и подписью с печатью.
Кроме того, можно выделить:
- присоединенный реквизит — сначала создается файл ЭЦП, в который впоследствии добавляется информация документа;
- отсоединенная ЭЦП — создается отдельно от деловой бумаги, которую заверяет. В отличие от предыдущего, этот вид позволяет читать документ без средства криптографической защиты информации;
- подпись внутри данных полностью зависит от приложения, в котором создана. Без него проверка крайне затруднительна.
Как видите, существует несколько вариантов градации, что указывает на широкое распространение.
Создание электронной подписи
Этот реквизит можно получить различными способами, отличающимися степенью надежности. Рассмотрим каждый из них.
С помощью MS Word
Весомым преимуществом этого метода является то, что он бесплатен для всех пользователей. Завести можно в различных документах этой программы от Microsoft. Выполняется следующим образом:
- Курсор направляется в место, где нужно поставить подпись.
- Далее следует перейти во вкладку «Вставка» и нажать на кнопку «Строка подписи Microsoft Office».
- В открывшемся окне заполняются необходимые поля. Останется только нажать на «ОК». ЭЦП готова, можно пользоваться!
Присоединить реквизит можно и из меню «Файл». Для этого предназначена функция «Добавить цифровую подпись».
К сожалению, проверить подлинность такой ЭЦП крайне сложно, поэтому большинство пользователей выбирают другие способы, если начинают думать о том, как создать электронную подпись.
С помощью программы «Карма»
Это ПО разработано российскими программистами. Может использоваться для заверения подлинности в самых различных сферах:
- юридически значимый электронный документооборот (ЭДО);
- работа в 1С;
- электронная почта;
- управленческая деятельность;
- подписание файлов, открываемых проводником Windows и т. д.
Важной особенностью этого приложения является возможность графического отображения подписи и печати. Внешне такая копия выглядит почти так же, как оригинал. Кроме того, к деловой бумаге можно прикрепить стикер, на котором будут написаны поручения, комментарии, пояснения и др. Интерфейс этого ПО прост и удобен. Все операции могут делаться пользователем с любым уровнем компьютерной грамотности.
Есть и недостатки. ЭЦП «Карма» не подходит для отправки файлов в ФНС и для работы на портале госуслуг. Получается, что и этот тип реквизитов не универсален и вряд ли может рассматриваться в качестве полноценного аналога обычного росчерка пера.
Создание онлайн
Предусмотрен следующий порядок действий. Сначала следует завести личный кабинет налогоплательщика (ЛКН) и активироваться. Это можно сделать с помощью обычной регистрации. Для получения сертификата физическому лицу следует перейти во вкладку «Профиль» и кликнуть на соответствующую кнопку. Сформированный ключ действует в течение 12 месяцев. После истечения этого срока нужно отправлять повторный запрос. Эта услуга оказывается бесплатно.
Важной особенностью является то, что она доступна только физическим лицам. Кроме того, полученный реквизит не подходит для использования на портале госуслуг. Если хотите работать на нем, нужно воспользоваться универсальной электронной картой, цифровым паспортом, а также приобрести считывающее устройство (картридер), чтобы появилась возможность подписать документ.
Организации получают ЭЦП и соответствующее программное обеспечение только в аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ). Если предполагается деятельность на сайте госзакупок, выдача подписи осуществляется территориальным отделом Федерального казначейства.
Для генерации ключа нужно обратиться в ближайший центр и предоставить определенный пакет документов.
Если речь идет о физическом лице:
- заявление;
- копии паспорта, ИНН, СНИЛС.
Для юридических лиц перечень выглядит иначе. К документам, требующимся от обычного гражданина, нужно добавить:
- выписку из ЕГРЮЛ (ЕГРИП);
- приказ о назначении руководителя или другое доказательство того, что конкретный человек может представлять интересы организации;
- прочие документы по требованию удостоверяющего центра.
Когда закончена проверка предоставленных бумаг, сертификат записывается на съемный носитель или подтверждение предоставляется на бумаге. Важно помнить, что для различных операций требуются неодинаковые файлы, подтверждающие соответствие. Именно поэтому следует сначала решить, для каких целей нужна ЭЦП, затем — получить в уполномоченном органе именно то, что нужно для решения конкретных задач.
Ключи бывают открытыми и закрытыми. Первый используется для проверки второго, который формируется при вычислении уникального значения реквизита. Кроме того, в отличие от последнего, он дублируется и не хранится в тайне. Придя в уполномоченный орган, чтобы заказать ЭЦП, вы автоматически делаете заявку на производство обеих разновидностей зашифрованных значений.
Процесс подписания не представляет собой ничего сложного. Необходимо просто ввести пароль. Следует знать, что для этой операции нужно установить соответствующее программное обеспечение («Крипто Про»). Эти приложения можно получить там же, где и сертификат. Установка не отличается от инсталляции стандартного ПО.
Когда все готово, нужно перейти во вкладку «Сервис» и нажать на «Установить личный сертификат». Если все сделано правильно, в соответствующем окне появятся данные о документе, удостоверяющем подлинность. Справится даже чайник. Важно, чтобы файл из УЦ был помещен в личное хранилище.
Подпись конкретной деловой бумаги сохраняется на компьютер. Ее можно отправить адресату, чтобы он имел возможность проверить реквизит. Делается это с помощью ПО, которое используется для подписи.
Для определения системой и нормальной работы следует предварительно настроить компьютер в автоматическом режиме. Кроме того, стоит удостовериться, что в базе присутствует действительный сертификат. Без этого вы не сможете оставить свой реквизит в файле.
Часто задаваемые вопросы
Порой некоторые вопросы остаются неотвеченными:
Можно ли на одном ПК использовать несколько личных средств криптозащиты? Нет, такая опция отсутствует.- Допускается ли использование одной и той же подписи, но выданной различными сертификационными центрами? Теоретически да, но корректная работа не гарантируется.
- Почему продление ЭЦП стало причиной отказа во входе на торговую площадку? Может быть несколько причин. Возможно, организация не зарегистрирована на ТП, поэтому следует аккредитоваться. Если это условие выполнено, но попасть в систему все равно не получается, придется сформировать новую подпись к действующему профилю.
- Нужна ли доверенность для получения реквизита? Только в случае, если это право делегировано третьему лицу.
- Сколько времени уходит на изготовление сертификата? Около 30 минут. Обычно, обратившись в центр, необходимые файлы можно получить уже на следующий день.
- Есть ли вероятность подделки ЭЦП? Нет. Стоит только тщательно следить, чтобы ее не украли.
- Можно ли отказаться от электронного ключа? Нет. Он содержит ряд атрибутов, позволяющих однозначно определить лицо, создавшее документ.
Теперь, когда у вас есть основательное представление об этом вопросе, вы можете самостоятельно делать выводы о значимости цифровой подписи в современном документообороте и доступности применения. Со временем она будет модернизироваться, предоставляя своему владельцу еще больше возможностей и гарантируя абсолютную защиту документов.
